Lettre recommandée électronique

Rédigé par des auteurs spécialisés Ooreka  À jour en novembre 2021

Sommaire

Pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat, on peut envoyer une lettre recommandée par courrier électronique (article 1127-5 du Code civil). Les conditions d'une telle lettre recommandée sont réglementées (décret n° 2011-144 du 02/02/2011 et règlement n° 910/2014/UE).

Le procédé utilisé doit permettre d'identifier le tiers qui achemine la lettre, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et de déterminer si la lettre recommandée électronique a bien été remise au destinataire.

Actuellement, il est possible d'avoir recours à 2 formes de lettre recommandée électronique :

  • la lettre recommandée contractuelle (conforme au décret n°2011-144 du 2 février 2011) ;
  • la lettre recommandée eIDAS (conforme à la législation européenne).

Lettre recommandée électronique : identification du tiers achemineur

La lettre recommandée par courrier électronique doit être acheminée par un tiers identifiable : par exemple, une entreprise spécialisée. Il ne s'agit donc pas d'un simple courriel envoyé par l'expéditeur directement au destinataire.

L'identification du tiers achemineur doit obéir aux règles suivantes :

  • si le tiers achemineur est une personne physique (un individu), il doit être identifié par ses nom et prénom ;
  • si c'est une personne morale (une société), elle doit être identifiée par son nom, son statut et sa forme juridique ;
  • le tiers achemineur doit aussi être identifié par son adresse géographique, son adresse de courrier électronique, et des coordonnées permettant d'entrer en contact avec lui rapidement et directement ;
  • le cas échéant, il faut le numéro d'inscription au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers ;
  • si l'activité du tiers achemineur est soumise à autorisation, il faut le nom et l'adresse de l'autorité ayant délivré cette autorisation ;
  • si le tiers achemineur est assujetti à la TVA et possède un numéro individuel à ce titre, ce numéro doit être indiqué.

Mentions obligatoires dans la lettre recommandée électronique

Éléments d'information

L'expéditeur qui dépose une lettre recommandée par voie électronique doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :

  • son nom et son prénom, ou sa raison sociale ;
  • son adresse de courrier électronique et son adresse postale ;
  • le nom et le prénom du destinataire, ou sa raison sociale ;
  • l'adresse postale du destinataire ou son adresse de courrier électronique ;
  • le fait que le destinataire ait ou non un statut professionnel ;
  • quand le destinataire n'est pas un professionnel, l'expéditeur doit indiquer si ledit destinataire a donné son accord préalable pour recevoir une lettre recommandée électronique ;
  • le choix d'une lettre recommandée électronique avec ou sans avis de réception ;
  • le choix d'une lettre recommandée électronique dont le contenu est imprimé sur papier ou non ;
  • le choix du niveau de garantie contre les risques de perte, de vol ou de détérioration.

Preuve du dépôt

Une fois que l'expéditeur a déposé sa lettre recommandée électronique, le tiers achemineur doit envoyer à l'expéditeur, par courrier électronique, une preuve de dépôt.

Outre les éléments déjà indiqués, cette preuve doit contenir les mentions suivantes :

  • numéro d'identification de l'envoi ;
  • date et heure du dépôt électronique ;
  • le cas échéant, identification du prestataire de services postaux chargé de remettre la lettre imprimée sur papier : raison sociale, adresse postale et adresse de courrier électronique.

Le tiers achemineur doit conserver ces informations pendant un an. Il doit également :

  • conserver pendant un an le document original électronique et son empreinte informatique.
  • L'expéditeur doit pouvoir accéder à ces données s'il le demande au tiers achemineur.
  • Il peut obtenir une copie, mais seulement dans le délai d'un an.

Acheminement de la lettre recommandée électronique

Le tiers achemineur doit informer le destinataire qu'une lettre recommandée électronique va lui être envoyée. Il doit envoyer cette information par courrier électronique. Cette information doit aussi prévenir le destinataire qu'il peut, dans les quinze jours à compter du lendemain suivant l'envoi de l'information, accepter ou refuser la lettre recommandée électronique. A ce stade, le destinataire ne doit pas être informé de l'identité de l'expéditeur.

Si le destinataire accepte de recevoir la lettre recommandée électronique, le tiers achemineur doit la lui envoyer par courrier électronique à l'adresse électronique fournie par l'expéditeur.

Preuve de l'envoi

Le tiers achemineur doit conserver pendant un an à compter de la date de l'envoi, une preuve de cet envoi. Cette preuve doit comporter les éléments suivants :

  • numéro d'identification de l'envoi ;
  • nom et prénom, ou raison sociale, du destinataire ;
  • adresse de courrier électronique du destinataire ;
  • date et heure de l'envoi ;
  • l'expéditeur peut demander ces informations au tiers achemineur. Il peut en obtenir copie pendant un an.

Avis de réception

Si l'expéditeur a demandé un avis de réception, le tiers achemineur doit lui adresser un courrier électronique dans le délai accordé au destinataire pour accepter ou refuser de recevoir la lettre recommandée électronique. Ce courrier électronique doit notamment mentionner la date et l'heure auxquelles le destinataire a accepté ou refusé la lettre recommandée électronique, ou le fait que le destinataire n'a pas pris connaissance de ladite lettre.

Lettre imprimée

L'expéditeur ou le destinataire non professionnel peut demander que la lettre recommandée électronique soit distribuée sur papier. Le tiers achemineur doit imprimer la lettre et la mettre sous enveloppe. Le tout doit être distribué par un prestataire de services postaux autorisé.

Le prestataire de services postaux doit alors consigner sur la preuve de distribution, notamment les informations suivantes :

  • nom et prénom du destinataire et sa signature (ou celle de son mandataire) ;
  • pièce produite justifiant de l'identité du destinataire ;
  • date de remise ou, le cas échéant, date de présentation de la lettre ;
  • numéro d'identification de l'envoi ;
  • si le destinataire est absent le jour de la remise, le prestataire de services postaux doit l'informer que la lettre est mise en instance pendant quinze jours à compter du lendemain de la présentation. Le destinataire doit aussi être informé du lieu où il peut retirer la lettre ;
  • si l'expéditeur a demandé un avis de réception, le prestataire de services postaux doit le lui envoyer. Ce prestataire doit, le cas échéant, adresser copie de cet avis de réception au tiers achemineur.

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