Formalités embauche

À jour en Février 2018

Écrit par les experts Ooreka

Connaître les formalités d'embauche.

En plus des formalités de contrat de travail, lorsqu'une entreprise fait appel aux services d'un nouveau salarié, elle doit remplir des formalités d'embauche.

Formalités : déclaration unique d'embauche

Faire attention aux abus de rupture conventionnelle

Lorsqu'une entreprise embauche un salarié relevant du régime général de la sécurité sociale, elle doit effectuer une déclaration unique d'embauche.

Principe

Une DUE doit être effectuée pour chaque salarié embauché et consiste à la fois en une :

  • déclaration préalable d'embauche ;
  • demande d'affiliation :
    • à l'assurance chômage ;
    • au service de santé du travail ;
  • déclaration en vue de la visite médicale d'embauche ;
  • demande d'immatriculation au régime général de la sécurité sociale si le salarié n'a pas de numéro de sécurité sociale.

Cette déclaration unique d'embauche permet de centraliser les informations puis l'URSSAF se charge ensuite de les transmettre aux services concernés tels que :

  • Caisse primaire d'assurance maladie ;
  • Pôle emploi ;
  • les services de santé du travail...

Bon à savoir : Lorsqu'une entreprise embauche son 1er salarié, la DUE permet d'ouvrir automatiquement le compte de l'entreprise auprès de l'URSSAF.

Informations demandées

Lors de la déclaration unique d'embauche, l'employeur doit fournir des informations sur :

  • l'entreprise :
    • numéro de SIRET ;
    • code NAF ;
    • nom ou raison sociale ;
    • adresse ;
  • le salarié :
    • nom et prénoms ;
    • sexe ;
    • date et lieu de naissance ;
    • numéro de sécurité sociale (si le salarié n'en a pas une, la demande d'immatriculation est automatiquement transmise à la sécurité sociale) ;
  • le contrat de travail :
    • type de contrat ;
    • et fin de contrat si contrat à durée déterminée ;
    • date et heure prévisible d'embauche ;
    • durée de la période d'essai ;
    • service de santé du travail.

Comment ?

La déclaration unique d'embauche, DUE, doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant la date d'embauche d'un salarié et dans les 8 jours avant la prise de fonction du salarié ou du début de sa période d'essai.

En règle générale la DUE est effectuée par internet, sur le site dédié de l'URSSAF, mais l'entreprise peut aussi l'effectuer par courrier ou par fax.

Lors de la déclaration, l'URSSAF délivre un accusé de réception à l'entreprise.

Bon à savoir : lorsqu'une entreprise embauche directement à sa création, les formalités liées à l'embauche peuvent être directement être effectuées par le centre des formalités.

Formalités embauche : caisse de retraite complémentaire

L'affiliation à une caisse de retraite complémentaire est l'une des formalités d'embauche.

Principe

Lors de l'embauche d'un salarié, il est obligatoire de l'affilier auprès de la caisse de retraite complémentaire à laquelle cotise l'entreprise.

L'affiliation permet d'ouvrir les droits aux prestations du salarié.

Une demande individuelle d'affiliation doit être effectuée pour chaque salarié, dans la semaine qui suit son embauche.

Important : chaque entreprise doit être affiliée à une caisse de retraite complémentaire dans les 3 mois qui suivent sa création, même si elle n'emploie pas de salariés. Elle commence cependant à payer des cotisations uniquement lors de la 1re embauche.

Informations demandées

La demande individuelle d'affiliation doit indiquer des informations sur :

  • l'entreprise :
    • son numéro d'adhérent ;
    • son nom ou sa raison sociale ;
    • son adresse ;
    • le type de contrat auquel elle a souscrit ;
  • le salarié :
    • son numéro de sécurité sociale ;
    • son nom et prénom ;
    • sa date de naissance ;
    • sa nationalité ;
    • sa situation familiale ;
    • son adresse ;
    • s'il choisit un contrat facultatif ;
    • sa date d'embauche ;
    • son salaire brut annuel ;
    • sa catégorie.

Bon à savoir : La demande d'affiliation doit aussi bien être signée par l'employeur que par le salarié.

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